¿En qué podemos ayudarte?
Primeros pasos
ACTAS – Gestión de documentación de EELL para su remisión a la AGE – sirve para crear, gestionar y facilitar la recopilación expedientes por parte de las Entidades Locales que, posteriormente, serán enviados debidamente firmados, a la Sub/Delegación de Gobierno correspondiente a la aplicación ACTAS DG y en caso de que el usuario lo indique se enviará una copia a la Comunidad Autónoma correspondiente, que se podrá visualizar desde la aplicación de ACTAS CCAA.
Para acceder a las aplicaciones de ACTAS deben ser usuarios con puesto perteneciente a las Administraciones Públicas, que hayan solicitado el alta y los permisos en la aplicación de AutenticA.
En el Sistema de Actas autoriza el acceso de los diferentes cargos de la administración pública asignándoles el perfil de Gestor de Documentos (según la clasificación descrita en el apartado ¿Quiénes pueden utilizar ACTAS?), en Autentica.
Para definir estos permisos en AutenticA, se debe tomar en consideración lo siguiente:
- Ser usuarios con puesto perteneciente a las Administraciones Públicas.
- Tener un perfil que se adecue a los requisitos de acceso al sistema de ACTAS.
Los datos de perfil no se podrán modificar, dado que esta es la información suministrada en AutenticA al momento de darse de alta para acceder a la aplicación.
Dudas de uso
No se pueden aceptar expedientes/documentos oficiales a través de la aplicación de incidencias.
Sí, la creación de expedientes tiene disponible la opción de “Guardar borradores” para no perder la información ya cumplimentada y poder continuar en otro momento.
Sí, la creación de expedientes tiene disponible la opción de “Guardar borradores” para no perder la información ya cumplimentada y poder continuar en otro momento.
El tamaño máximo por fichero que se puede adjuntar a un expediente es de 8MB.
Debe utilizar algún programa de compresión en .zip que permita comprimir en partes, haciendo que cada una de las partes sea de 8MB o menos.
El Sitema ACTAS no tiene un número máximo de ficheros a adjuntar por expediente, pero si tiene una limitación total de tamaño de 60MB.
En caso de error se puede solicitar la anulación del expediente, la cual llega a ACTAS DG como una solicitud de anulación y se resuelve por los usuarios de la Delegación/Subdelegación de Gobierno.
Por favor póngase en contacto con su Delegación/Subdelegación de Gobierno y coménteles la situación para que los gestores de la aplicación de actas procedan de la forma más correcta.
Para confirmar el estado de envío de un expediente tiene que volver al listado de expedientes y buscarlo. Si aparece el expediente, entonces, estará registrado correctamente; en el caso de que no aparezca el expediente debe proceder a su reenvío mediante el listado de borradores.
El estado “archivado” es el estado final al que debe llegar un expediente. A este estado únicamente se puede llegar una vez el expediente ha sido validado y finalizado por la Delegación y Subdelegación de Gobierno, que es quien inicia este proceso. Este estado implica que se ha “archivado” en la aplicación de ARCHIVE y no se puede modificar en ACTAS.
Indicencias de ACTAS
Si necesita reportar un problema o tiene cualquier duda o sugerencia con relación al Sistema ACTAS, puede dirigirse al enlace que se deja a continuación y rellenar el formulario:
https://centrodeservicios.redsara.es/ayuda/consulta/actaseell (Enlace externo abre en nueva ventana)